Spesenabrechnung für Freiberufler: Was Sie wie absetzen oder erstattet bekommen
Auch wenn Sie aktuell bedingt durch die Corona-Pandemie vermutlich sehr viel im Homeoffice arbeiten, so waren Sie vorher sicherlich beruflich sehr viel unterwegs – und werden es auch hoffentlich ganz bald wieder sein! Denn gerade in der Freiberuflichkeit besteht häufig die Notwendigkeit, beruflich zu reisen.
Damit es für Sie aber nicht heißt, „Außer Spesen, nichts gewesen“, möchte ich Ihnen im folgenden Artikel einen Überblick über das Thema Spesen und Spesenabrechnung geben. Welche Kosten dazugehören und inwieweit Sie die absetzen oder zurückerhalten können, das erfahren Sie hier.
Welche Kosten gehören zu den Spesen?
Unter die klassische Definition von Spesen fallen die Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten im Rahmen einer beruflich bedingten Reise. Zwar sind mit Spesen oft auch generelle Betriebsausgaben zum Ausüben des Geschäfts gemeint, aber unter die klassische Definition fallen nur die mit einer Reise verbundenen Kosten. Diese Kosten mindern Ihre Einnahmen als Freiberufler und damit auch Ihre Einkommenssteuer. Deshalb werden Spesen in der Einnahmenüberschussrechnung oder in der Gewinn- und Verlustrechnung angegeben.
Vom Finanzamt werden vier Kostenarten bei den anfallenden Spesen anerkannt:
- Fahrtkosten
- Verpflegungskosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten, wie bspw. Parkplatz- und Telefongebühren
Sie als selbstständig oder freiberuflich Tätige können diese Kosten bei einer beruflich notwendigen Reise, beispielsweise für ein vom Kunden gewünschtes persönliches Treffen vor Ort, als Reisekosten steuerlich absetzen oder die Kosten Ihrem Kunden in Rechnung stellen. In bestimmten Fällen geht sogar beides.
Sprechen Sie in jedem Fall im Vorhinein mit Ihrem Kunden über die Höhe der Reisekosten, damit es für keine Seite zu einer bösen Überraschung kommt. Auch das Finanzamt fordert die Einhaltung des sogenannten Prinzips der Wirtschaftlichkeit. Achten Sie also darauf, dass sich Ihre Spesen in einem angemessenen Rahmen bewegen. Zusätzlich gibt das deutsche Steuerrecht festgelegte Grenzen in Form von Pauschalen vor.
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Welche Regelungen gelten für die Reisekosten?
Erfüllen Ihre Spesen das Prinzip der Wirtschaftlichkeit, so können Sie alle gezahlten Preise für Fahrkarten abrechnen, egal ob Sie mit der Bahn, dem Bus oder mit dem Taxi gefahren sind. Auch Flug- und/oder Fährkosten sowie Nebenkosten aus Park- oder Mautgebühren sind berücksichtigungsfähig.
Fahren Sie mit Ihrem privaten PKW, so können Sie Ihre Fahrtkosten über eine festgelegte Kilometerpauschale ansetzen. Für einen PKW liegt der Satz aktuell bei 0,30 € pro gefahrenen Kilometer, für Motorrad, Motorroller oder Mofa bei 0,20 € pro gefahrenen Kilometer.
Fahren Sie mit einem Fahrzeug, das zu Ihrem Betriebsvermögen gehört, können Sie alle tatsächlichen Kosten geltend machen. Dazu gehören Treibstoff, Versicherung, KFZ-Steuer sowie Reparaturen und sonstige anfallende Kosten.
Für den Fall, dass das Finanzamt einen Nachweis darüber verlangt, dass die Reise wirklich beruflich war, dokumentieren Sie am besten Ihren Reiseweg und den Zweck der Reise und behalten Sie alle Buchungsunterlagen sowie Belege für Hotelrechnungen und Tankquittungen. Sollten Sie ein Fahrtenbuch führen, notieren Sie dort Ihre Touren mit den Adressen der Reiseorte.
Welche Regelungen gelten für die Übernachtungskosten?
Gelegentlich erfordert eine beruflich bedingte Reise eine oder mehrere Übernachtungen vor Ort. Bewahren Sie dazu unbedingt die Hotelrechnung auf, denn dann wird Ihnen der darin ausgewiesene Betrag steuerlich angerechnet. Sollten Sie keinen Beleg über Ihre Übernachtungskosten haben oder privat übernachten, dann greift die von der Finanzbehörde festgesetzte Übernachtungspauschale. In Deutschland beträgt diese aktuell 20 Euro pro Nacht.
Welche Regelungen gelten für die Verpflegungskosten?
Die Höhe der absetzbaren Auslagen für Verpflegung richtet sich nach der Dauer Ihrer Abwesenheit von Ihrem eigentlichen Arbeitsort. Sind Sie länger als 8, aber weniger als 24 Stunden unterwegs, so werden Ihnen 14 Euro angerechnet. Das gilt auch für den An- und Abreisetag. Sind Sie ganztägig außer Haus, können Sie 28 Euro als Spesen absetzen.
Die Spesenabrechnung
Ein Arbeitnehmer hebt einfach die Belege der Reisekosten auf und bekommt danach die tatsächlich entstandenen Kosten für die Geschäftsreise vom Arbeitgeber voll ersetzt.
Im Gegensatz dazu ist es für Sie als Freiberuflerin oder Freiberufler keine Selbstverständlichkeit, dass ein Kunde für diese Kosten auch aufkommt. Der Kunde muss der Bezahlung der Spesen im Vorhinein zustimmen, erst dann haben Sie die Sicherheit, dass Sie nicht auf den Ihnen entstandenen Kosten sitzen bleiben. Sollten Sie die Spesen nicht mit Ihrem Kunden abrechnen, bleibt zumindest die Absetzbarkeit in der Steuererklärung.
Spesen in der Steuererklärung geltend machen
Alle Ausgaben, die Sie im Rahmen einer beruflich bedingten Reise tätigen, gelten als Betriebsausgaben und mindern dadurch Ihre Einnahmen und damit auch Ihre Einkommenssteuer. Deshalb werden alle Spesen in der Einnahmenüberschussrechnung oder in der Gewinn- und Verlustrechnung angegeben. Wichtig ist, dass Sie alle Belege der Reise aufbewahren, um Sie im Zweifel dem Finanzamt vorlegen zu können.
Erstattung der Spesen durch den Kunden
Erstattung der Spesen über die eigene Fakturierung
Sie vereinbaren mit Ihrem Kunden die Höhe der Spesen und stellen diese in Rechnung inklusive der Umsatzsteuer. Wichtig zu beachten ist hierbei, dass im Umsatzsteuerrecht Haupt- und Nebenleistungen unterschieden werden, die Nebenleistung dabei aber genauso besteuert wird wie die Hauptleistung.
Das heißt, die Reisekosten sind als Nebenleistung zu Ihrer eigentlichen Hauptleistung mit dem gleichen Mehrwertsteuersatz zu versteuern wie die Hauptleistung (in der Regel 19 % – zur Zeit 16 %), selbst wenn in den Reisekosten Posten enthalten sind, die mit 7 % (oder zurzeit 5 %) besteuert werden wie z. B. eine Stadtfahrt im Taxi.
Erstattung durch den Kunden in nachgewiesener Höhe
Wenn Sie die Spesen nicht in Ihrer Rechnung fakturieren, sondern die Originalbelege beim Kunden einreichen, können Ihnen die Kosten ebenfalls vollständig erstattet werden. Wichtig ist, dass die Belege auf den Namen des Kunden ausgestellt sind. Da die Originale der Belege nun Ihrem Kunden vorliegen, kann dieser die Betriebsausgaben geltend machen und ist zudem zum Vorsteuerabzug berechtigt. Bei Ihnen werden die Kosten dann als durchlaufende Posten behandelt. Der Vorteil hierbei ist, dass Sie in diesen Fällen kein Thema mit der Umsatzsteuer haben.
Abrechnung über einen höher kalkulierten Stundensatz
Sie haben auch die Möglichkeit, alle Spesen schon in Ihren Angebotspreis einzukalkulieren, sodass keine getrennte Abrechnung dieser erfolgt. Dadurch wird der Buchungsaufwand deutlich geringer. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass Ihr Angebotspreis konkurrenzfähig bleibt. In der Rechnung, die an Ihren Kunden geht, tauchen die über die eigentliche Leistung hinausgehenden Auslagen nicht mehr gesondert auf. Der kalkulierte Stundensatz deckt also „pauschal“ die Reisekosten, die tatsächlich angefallenen Kosten setzen Sie als Betriebsausgabe ab und ziehen wie gehabt die Vorsteuer ab.
Fazit
Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, wichtig ist, dass Sie das im Vorhinein mit Ihrem Kunden besprechen, damit beide Seiten mit der Abrechnung der Reisekosten einverstanden sind. Wenden Sie sich im Zweifel an eine Steuerberatung, sollten Sie noch Fragen zu der korrekten Angabe der Reisekosten in Ihrer Steuererklärung haben. Unser Steuerexperte von der RHH Treuhand GmbH, Herr Dominic Bumb hilft Ihnen gerne!
Freelancercheck ist keine Steuerberatung. Unsere Artikel dienen als allgemeine informierende Beiträge für unsere Leserschaft und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Holen Sie sich bitte eine professionelle Steuerberatung, um die angesprochenen Themen individuell auf Ihre Situation rechtssicher zu erörtern.
Wir selbst arbeiten oft mit unseren Partnern Debitoor und RHH Treuhand GmbH zusammen, der nach unserer Erfahrung für eine umfassende Beratung beispielsweise ein geeigneter Ansprechpartner ist, der sicherlich auch Sie gerne in Ihren steuerlichen Angelegenheiten unterstützt. Natürlich können Sie aber auch jeden anderen Steuerberater dazu ansprechen.
