Firmenwagen für Selbstständige: Worauf Sie beim Versteuern achten sollten
Mobilität ist das A und O eines jeden Selbstständigen. Folgerichtig haben die meisten auch einen PKW, mit dem sie betriebliche Angelegenheiten erledigen. Dabei stellt sich die Frage “Wie setze ich als Selbstständiger die betriebliche Nutzung meines PKW optimal an?”. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten rund um das Thema "Firmenwagen für Selbstständige" und was es wobei zu beachten gibt.
Grundsätzlich gibt es 2 Möglichkeiten, PKW-Kosten in der Einnahmenüberschussrechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung zu berücksichtigen:
- PKW im Betriebsvermögen – die tatsächlichen Kosten (Versicherung, Benzin, Treib- und Schmierstoffe, KFZ-Steuer etc.) werden abgesetzt, die private Nutzung wird als Nutzungsentnahme versteuert.
- PKW im Privatvermögen – die tatsächlichen Kosten sind private Kosten und werden nicht berücksichtigt. Stattdessen werden die betrieblich gefahrenen Kilometer pauschal mit 30 Cent pro Kilometer angesetzt.
Nun zu den Details: Welche Methode lohnt sich wann, welche Vorgaben muss ich für das Finanzamt erfüllen und welche Möglichkeiten der Versteuerung der Privatnutzung habe ich?
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Der PKW im Betriebsvermögen
Damit ich den PKW überhaupt ins Betriebsvermögen aufnehmen darf, muss ich ihn zu mindestens 10% betrieblich nutzen. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10% und 50% habe ich die Wahl. Ich darf ihn aufnehmen, muss aber nicht. Bei einer Nutzung von mehr als 50% handelt es sich um notwendiges Betriebsvermögen. Der PKW muss also zwangsläufig ins Betriebsvermögen aufgenommen werden.
Um dem Finanzamt darlegen zu können, wie hoch meine betriebliche Nutzung ist, muss ich kein klassisches Fahrtenbuch führen. Es reicht, über einen repräsentativen Zeitraum (i.d.R. 3 Monate) Aufzeichnungen vorzulegen, aus denen hervorgeht, wie viele Kilometer ich mit dem Auto betrieblich veranlasst zurücklege. Eine Aufzeichnung der betrieblichen Fahrten mit Kilometeranfangs- und Endbestand reicht hier schon aus.
Habe ich nun den PKW ins Betriebsvermögen aufgenommen, kann ich sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit dem Wagen anfallen, absetzen – vom Benzin über Versicherungen und Leasingraten oder der Abschreibung bis hin zu Reparaturen und Mautgebühren.
Im Gegenzug muss ich aufgrund der Tatsache, dass ich den Wagen ja teilweise auch privat nutze, meinen Eigenanteil versteuern. Hierzu gibt es 2 Möglichkeiten: die Fahrtenbuchmethode und die pauschale Versteuerung anhand des Bruttolistenneupreises (1%-Methode).
Fahrtenbuchmethode
Die Fahrtenbuchmethode lohnt sich vor allem bei Autos mit hohen Listenpreisen und bei geringer privater Nutzung. Sie dient schließlich dazu, zu ermitteln, wie hoch der prozentuale Anteil der Privatfahrten p.a. ist (unabhängig davon, wie teuer der Wagen ist).
Wenn meine Jahreskilometerleistung bei 30.000 km liegt und ich laut Fahrtenbuch 10.000 km davon privat gefahren, liegt meine private KFZ-Nutzung folglich bei einem Drittel. Somit werden ein Drittel der KFZ- Kosten, die ich in meiner Buchhaltung angesetzt habe, als Privatnutzung gewinnerhöhend eingebucht.
Damit das geführte Fahrtenbuch vom Finanzamt allerdings auch anerkannt wird, müssen Inhalt und Form „ordnungsgemäß“ sein. Hierfür haben Rechtsprechung und Finanzverwaltung zahlreiche Standards entwickelt, denen Genüge getan werden muss. Hier eine Aufzählung der wichtigsten Punkte:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
- Reiseziel (bei Umweg- oder Dreiecksfahrten mit sämtlichen Haltepunkten)
- Kundendaten (inkl. Anschrift, bloße Nennung des Straßennamens reicht nicht aus)
- Zweck der Reise
Außerdem ist das Fahrtenbuch zeitnah (innerhalb von 7 Tagen) zu führen. Merkt der Finanzbeamte z.B. anhand vom Schriftbild etc., dass das Fahrtenbuch „in einem Rutsch“ durchgeschrieben wurde, wird er es verworfen! Hier ist das Finanzamt sehr streng! Auch wenn z.B. die Entfernungen zur gleichen Zieladresse abweichen, kann der Finanzbeamte das Fahrtenbuch bereits verwerfen.
Deshalb ist es wichtig, sämtliche Wegpunkte zu nennen, um erläutern zu können, weshalb man einen Umweg gefahren ist. Selbst wenn das Fahrtenbuch in der Vergangenheit anerkannt wurde, gibt es keine Sicherheit für die Zukunft! Das Finanzamt kann Jahr für Jahr neu entscheiden, ob es den Anforderungen genügt. Sollte das Fahrtenbuch verworfen werden, führt das zur nachträglichen Anwendung der 1%-Methode und somit in der Regel zu Gewinnerhöhungen.
Für elektronische Fahrtenbücher stellt das Finanzamt ebenfalls Anforderungen. So muss bspw. gewährleistet sein, dass betriebliche Fahrten innerhalb von 7 Tagen erfasst werden. Nach 7 Tagen müssen Sie automatisch als Privatfahrt festgeschrieben werden. Nachträgliche Änderungsmöglichkeiten müssen ebenso ausgeschlossen oder dokumentiert werden.
Pauschalversteuerung anhand des Bruttolistenpreises
Die sogenannte 1%-Methode erspart einem natürlich die nervigen Aufzeichnungspflichten eines Fahrtenbuchs, kann bei niedriger betrieblicher Nutzung und/oder hohen Listenpreisen des Wagens aber auch zu ungünstigeren Ergebnissen für den Steuerpflichtigen führen.
Um von der 1%-Methode Gebrauch machen zu können, muss ich eine mehr als 50%ige KFZ-Nutzung nachweisen. Habe ich diese Hürde genommen, ist der tatsächliche Anteil der Privatfahrten egal. Denn um die Privatnutzung zu versteuern, wird einzig der Bruttolistenneupreis zu Rate gezogen. Achtung: Der Neupreis ist entscheidend! Kaufe oder lease ich also einen Gebrauchtwagen, ist der Wert des Autos zum Kaufzeitpunkt egal! Es interessiert lediglich, was er Wert war, als er neu war!
Beispiel: Habe ich mir einen Wagen zugelegt, der neu einen Listenpreis von 40.000 EUR hat, wird pro Monat 1% dieses Wertes, 400 EUR, als Privatnutzung gewinnerhöhend angesetzt. Somit versteuere ich pro Jahr 4.800 EUR als private Nutzungsentnahme.
Für Hybrid- und Elektrofahrzeuge hat die Bundesregierung hier übrigens Anreize geschaffen. So muss seit diesem Jahr bei Hybridfahrzeugen nur 0,5% des Bruttolistenpreises versteuert werden. Bei reinen Elektrofahrzeugen mit einem Listenpreis von unter 60.0000 EUR sogar nur 0,25%.
Bei beiden Methoden ergibt sich noch eine Besonderheit für die Fälle, in denen Wohnung und erste Tätigkeitsstätte (damit ist nicht der Einsatzort des Freiberuflers gemeint, sondern eine feste erste Betriebseinrichtung, bspw. ein eigenes Büro) nicht identisch sind. Dann muss zusätzlich der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuert werden. Denn dieser ist nur mit der einfachen Wegstrecke berücksichtigungsfähig (Pendlerpauschale)!
Beim Fahrtenbuch wird das dadurch erreicht, dass diese Strecken ebenfalls gesondert notiert werden. Die darauf entfallenden Kosten werden dann nur in der Höhe gewinnmindernd berücksichtigt, die der Pendlerpauschale entsprechen. Der Rest wird als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben erfasst.
Bei der 1% Methode wird dieser Tatsache dadurch Rechnung getragen, dass zusätzlich monatlich 0,03% des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeit versteuert werden.
Der PKW im Privatvermögen
Die Alternative zu den oben genannten Varianten ist, den PKW im Privatvermögen zu lassen. Bei unter 10%iger Nutzung ist das Pflicht, zwischen 10% und 50% liegt die Entscheidung bei mir. Halte ich den PKW im Privatvermögen, sind alle tatsächlichen Kosten privater Natur und bleiben in der Buchhaltung außen vor. Die betrieblich veranlassten Fahrten werden pauschal mit 30 Cent pro Kilometer berücksichtigt.
Das macht dann Sinn, wenn ich nur eine geringe betriebliche Nutzung vorweisen kann oder mein Fahrzeug bereits ein gewisses Alter hat. Denn wenn ich das Auto im Privatvermögen halte, ist ein Verkaufserlös ebenfalls außen vor, während ich in den o.g. Fällen den Verkaufserlös ebenfalls als Einnahme versteuern muss.
Ist ein Wagen steuerlich schon abgeschrieben und hat keinen oder einen sehr geringen Buchwert, ein Käufer ist aber noch bereit, einen gewissen Preis dafür zu zahlen, kann es schnell zu unerfreulichen, steuerpflichtigen Überschüssen kommen! In diesen Fällen ist es angenehmer, den PKW weiterhin privat zu halten und lediglich die betrieblich gefahrenen Kilometer anzusetzen.
Fazit zum Thema Firmenwagen für Selbstständige
Das Thema Privatnutzung von PKW ist in der Praxis eines Steuerberaters ständig Gegenstand von Streitigkeiten mit dem Finanzamt. Durch die Fülle an Regelungen bieten sich den Beamten zahlreiche Angriffsflächen, um den Gewinn im Rahmen von Prüfungen usw. zu erhöhen. Sei es die Ordnungsmäßigkeit von Fahrtenbüchern, die Zuordnung zum Betriebs-/Privatvermögen oder die Ermittlung des Bruttolistenpreises.
Hier ist Vorsicht geboten! Bei hoher betrieblicher Nutzung und hohen Listenpreisen kann z.B. die nachträgliche Streichung von Fahrtenbüchern zu erheblichen Gewinnerhöhungen führen. Achten Sie bspw. auch bei der Anschaffung elektronischer Fahrtenbücher darauf, dass die Software den Anforderungen des Finanzamtes genügt. Ansonsten laufen Sie Gefahr, sich eine Menge Mühe umsonst zu machen. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie hier unsicher sind und Beratungsbedarf haben.
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Wir selbst arbeiten oft mit unseren Partnern Debitoor und RHH Treuhand GmbH zusammen, die nach unserer Erfahrung für eine umfassende Beratung bspw. geeignete Ansprechpartner sind und die sicherlich auch Sie gerne in Ihren steuerlichen Angelegenheiten unterstützt. Natürlich können Sie aber auch jeden anderen Steuerberater dazu ansprechen.
