10 Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität
Prokrastination ist Ihr liebster Feind? Statt produktiv zu sein, schauen Sie lieber zweimal auf Ihr Smartphone, verfallen in Putzwahn oder durchstöbern das Internet? Die gute Nachricht: Damit sind Sie nicht allein. Wir alle kennen es und wir alle geloben beim nächsten Mal Besserung. Doch das ist in den meisten Fällen nicht mehr als eine Illusion. Im Privatleben wird man das meiste vielleicht noch kompensieren können, jedoch können im Job echte Probleme auf Sie zukommen. Dabei gibt es ein paar einfache Tipps, wie Sie Ihre Produktivität steigern können.
Ich denke, dass Produktivität eine Entscheidung ist, da sie sich aus einer Reihe von bewussten, zielgerichteten Entscheidungen, die zu einem eigenen Nutzen führen, zusammensetzt. Der Prozess zu mehr Produktivität ist allerdings keineswegs ein einmaliges Ereignis, vielmehr ist es ein dauernder Prozess und eine langfristige Verpflichtung in allen Lebensbereichen. Im folgenden Beitrag werde ich Ihnen deshalb 10 Tipps für mehr Produktivität mitgeben.
1. Die 2-Minuten-Regel
Um das Anhäufen von vielen kleinteiligen Aufgaben zu vermeiden und erst gar nicht in die Versuchung zu kommen, Dinge aufzuschieben, empfiehlt sich die 2 Minuten-Regel. Diese Regel aus David Allens Buch „Getting Things Done“ besagt, dass alles, was innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, sofort zu erledigen ist. Simpel und effektiv!
2. Die Pomodoro-Technik
Das Grundprinzip der Pomodoro-Technik ist simpel: Phasen konzentrierter Arbeit wechseln sich ab mit regelmäßigen kurzen und längeren Pausen. So ist es möglich, produktiver zu arbeiten. Die Phasen konzentrierter Arbeit werden in vier Blöcke von jeweils 25 Minuten aufgeteilt. Ein Block von 25 Minuten steht dann für ein Pomodoro.
Nach den ersten 3 Blöcken folgt ein Intervall von 5 Minuten Pause. Die Idee dahinter ist, sich während der 25 Minuten Blöcke auf nur eine Aufgabe zu konzentrieren und die Intervalle als Pause zu nutzen. Nach dem 4. Pomodoro folgt eine Pause von 20-30 Minuten. Ein kompletter Pomodoro-Zyklus nimmt dadurch, je nach Dauer der abschließenden Pause, ca. 2:25 Stunden in Anspruch. Durch diese Umsetzung entsteht folgender Ablauf:
- Pomodoro 1
→ 5 Minuten Pause - Pomodoro 2
→ 5 Minuten Pause - Pomodoro 3
→ 5 Minuten Pause - Pomodoro 4
→ 20 – 30 Minuten Pause
Als Vorbereitung für diese Technik empfiehlt es sich, dass Sie sich Ihre Aufgaben vorher aufschreiben und priorisieren. Bei der Priorisierung kann man sich an der ABC-Analyse oder der Eisenhower-Matrix orientieren. Anschließend sollten Sie den Zeitaufwand schätzen. Der Zeitbedarf wird dabei in 25-Minuten-Arbeitseinheiten ausgedrückt. Größere Aufgaben sollten Sie, soweit es möglich ist, aufbrechen und in Teilaufgaben den Arbeitseinheiten zuteilen. Bei Aufgaben, die keine 25 Minuten in Anspruch nehmen, werden mehrere von diesen in ein Pomodoro gebündelt.
Bereits am Vorabend – oder alternativ morgens gleich als erstes – sollten Sie kalkulieren, für wie viele Pomodoro-Zyklen Sie überhaupt Zeit haben, sodass Sie diese direkt im Kalender eintragen können. Dann können Sie jedem Pomodoro-Slot im Kalender eine Aufgabe zuteilen.
3. Delegieren und Outsourcen
Die Einstellung zu haben, alles selbst erledigen zu wollen und zu müssen, kann die Effizienz und Produktivität einschränken. In großen Unternehmen ist es daher selbstverständlich, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und andere Aufgaben auszulagern. Daher sollten Sie sich die Zeit nehmen, um zu überprüfen, ob bei Ihren To-dos die Möglichkeit besteht, diese zu delegieren bzw. outzusourcen. Sie können schließlich nicht alles gleich gut und besonders fachfremde Aufgaben können Sie viel Zeit kosten, die Sie wesentlich besser investieren können. Die Qualität der Ergebnisse ist dann ebenfalls schlechter.
4. Das Pareto-Prinzip – mehr Produktivität mit der 80/20-Regel
Das Pareto-Prinzip ist eine Zeitmanagement Methode, mit der Sie die Priorität auf die wichtigen Teile eines Projekts legen. Es besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse auf 20 Prozent des Aufwands basieren. Andersherum führen 80 Prozent der Aktivitäten gerade mal zu 20 Prozent der angestrebten Erfolge. Demnach können Sie extrem viel Zeit sparen, wenn Sie sich auf die entscheidenden 20 Prozent konzentrieren, ohne dabei nennenswerte Einbußen hinnehmen zu müssen. Im Internet z. B. sind 20 Prozent der Webseiten für 80 Prozent des Datenvolumens verantwortlich.
Schauen Sie sich daher Ihre Projekte an und konzentrieren Sie sich auf genau die Projekte, welche für Sie den höchsten Umsatz erbringen, um diese weiter auszubauen und zu optimieren. Andersherum sollten die Projekte aussortiert werden, die den höchsten Aufwand bei verhältnismäßig wenig Umsatz verursachen.
Natürlich können Sie sich im beruflichen Alltag nicht immer an die 80/20-Regel halten, da bestimmte Aufgaben einfach erledigt werden müssen – unabhängig davon, ob sie einen direkten finanziellen Nutzen mit sich bringen. Dennoch können Sie versuchen, sich so gut wie möglich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und nur die unwichtigeren Aufgaben zu erledigen, die sich nicht vermeiden lassen.
Hinweis: Um die Gültigkeit der Regel zu gewährleisten, müssen es nicht immer exakt 20 bzw. 80 Prozent sein. Es kann sich durchaus auch um ein anderes Verhältnis handeln. Sie sollten sich eher an dem Prinzip an sich orientieren, anstatt auf starre Zahlen.
5. Sagen Sie auch mal nein
Ein volles E-Mail-Postfach, eine schier endlose To-do-Liste und immer wieder Leute, die vorbeikommen, weil sie eine Frage oder ein Anliegen haben. Da den Überblick zu behalten, ist schon nicht leicht. Sie sollten sich eines verinnerlichen: Es ist okay, nein zu sagen! Ihr Ziel sollte nicht sein, abends ein leeres Postfach zu haben und alle Mails abgearbeitet zu haben, sondern keine wichtigen Aufgaben und Anfragen unbearbeitet zu lassen.
Wenn ein Kollege noch eine Anfrage hat und Sie bittet, eine Aufgabe für ihn zu übernehmen, ist es vollkommen in Ordnung, nein zu sagen. Hilfsbereitschaft ist natürlich eine sehr wünschenswerte Eigenschaft, doch sollte Ihre eigene Arbeit dabei nicht auf der Strecke bleiben.
6. Eliminieren Sie Ihre Zeitdiebe
Jeder von uns hat seine persönlichen Zeitdiebe, die er in den Griff bekommen muss. Sie kosten uns Zeit, halten uns vom Wesentlichen ab und tragen kaum zum Erreichen unserer Ziele bei. Häufige Zeitdiebe können sein: ständiges checken von E-Mails, Facebook, Twitter und Co., Surfen im Internet, chatten, telefonieren und skypen, der ständige Blick auf das Handy, Fernseher im Hintergrund, etc. Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung und versuchen Sie schon im Vorhinein, potenzielle Quellen der Ablenkung zu eliminieren. Legen Sie Ihr Handy außer Blick- und Hörreichweite. Deaktivieren Sie Ihre Desktopbenachrichtigung bei eingehenden Mails. Eliminieren Sie Ihre Zeitdiebe!
7. Räumen Sie auf
Ein Arbeitsplatz voller Papiere, Notizen und Arbeitsmaterialien sieht nach reger Betriebsamkeit aus. Meistens ist es jedoch ein Zeichen für geringe Produktivität. Wer keine Ordnung hält, verbringt viel Zeit mit Suchen. Unordnung lenkt ab und erinnert einen andauernd daran, was alles noch zu erledigen ist. Das schadet der Konzentration. Gerade, wenn das Chaos am größten ist und der Termindruck einem über den Kopf zu wachsen droht, lohnt es sich, aufzuräumen. Nur so bekommen Sie einen Überblick und können Aufgaben priorisieren. Ein aufgeräumter und minimalistischer Arbeitsplatz kann viel zur Produktivität beisteuern.
8. Erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen
Multitasking ist ein Mythos. Es bedeutet vielmehr, dass man ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her springt. Echte Konzentration ist so nicht möglich. Daher sollten Sie immer nur eine Arbeit angehen, um dieser Ihre volle Aufmerksamkeit zu widmen. Mit einer Ausnahme: Bei anderen Tätigkeiten, wie z. B. beim Joggen, Radfahren, allgemeinen Arbeiten im Haushalt etc. ist Multitasking gar nicht so verkehrt.
Meine persönliche Erfahrung ist, dass es schlicht auf die Tätigkeit ankommt, ob Multitasking sinnvoll ist oder nicht. Ich persönlich höre bei vielen Hausarbeiten sehr gerne Hörbücher zur persönlichen Entwicklung. Meine Tätigkeiten im Haushalt leiden nicht darunter und ich spare Zeit. Im Büro jedoch konzentriere ich mich voll und ganz auf eine Tätigkeit. So vermeide ich, dass sich Fehler einschleichen, welche mich hinterher viel Zeit kosten.
9. Versuchen Sie es mal im Stehen
In den vergangenen Jahren haben Sitz-Steh-Schreibtische in viele Büros Einzug erhalten. Sie sind öfter im Angebot von Büroausstattern zu finden und auch fürs Homeoffice erschwinglicher geworden. Doch wie viel produktiver sind Sie wirklich, wenn Sie im Stehen arbeiten? Die amerikanische Nachrichten-Webseite Business Insider hat mit einigen Mitarbeitern getestet, wer produktiver arbeitet – diejenigen, die im Sitzen arbeiten oder diejenigen, die stehen. Dabei kam heraus, dass die Mitarbeiter, die zwischendurch im Stehen gearbeitet haben, um 10% produktiver waren.
10. Schlaf
Wenn Sie am Tag mehr Arbeit schaffen und bessere Leistung erbringen möchten, brauchen Sie ausreichend Schlaf. Überlegen Sie sich daher genau, ob es wirklich notwendig ist, sich nach dem Abendessen nochmal an die Arbeit zu setzen. Doch wie viel Schlaf brauchen Sie, um produktiv zu sein? Zwar ist die Antwort von Mensch zu Mensch unterschiedlich, allerdings nicht so sehr, wie Sie vielleicht annehmen. Lediglich 1–3 % aller Menschen kommen mit nur fünf bis sechs Stunden Schlaf pro Nacht aus, ohne dass sich dies negativ auf ihre Leistung auswirkt. Die meisten Erwachsenen hingegen brauchen sieben oder acht Stunden Schlaf pro Nacht, um am nächsten Tag voll produktiv zu sein.
Noch Fragen?
Ich hoffe, ich konnte Ihnen damit ein paar Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität geben, die Sie in Ihr Arbeitsleben integrieren können. Wenn Sie noch weitere Fragen zu dem Thema haben, schreiben Sie mir gerne!
