Nicht verzweifeln – Alle Tipps und Tricks, wie Sie als Freelancer Ihre Buchhaltung schnell und unkompliziert erledigen
Selbstständige stehen – vor allem am Anfang der Gründung – vor vielen Herausforderungen entgegen. Versicherungen, Kundenakquise, Budgetplanung etc. können einem die Nerven rauben. Wenn erstmal der Mut zum Gründen da ist, sollten Sie sich nicht noch mit lästigen Details, wie der Buchhaltung, aufhalten.
Dies ist ein Gastbeitrag von Debitoor, einem Anbieter von Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen für Freelancer und Kleinunternehmer.
Buchhaltung kann ganz einfach sein!
In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was es beim Schreiben von Rechnungen, bei der Kleinunternehmerregelung, beim Erstellen von Mahnungen, der Steuererklärung und der Einnahmenüberschussrechnung zu beachten gibt. So werden sämtliche buchhalterische Tätigkeiten mit ein bisschen Insiderwissen zum Kinderspiel.
Freiberufler vs. Gewerbetreibender
Als Erstes gilt es herauszufinden, welche Regelung auf Sie zutrifft. Freiberufler zahlen in der Regel weniger Steuern und dürfen eine vereinfachte Buchführung anwenden. Als Gewerbetreibender müssen Sie ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden. Bei einer freiberuflichen Tätigkeit reicht es, diese beim Finanzamt anzumelden.
Kleinunternehmerregelung
Sie können sich von der Umsatzsteuer befreien lassen, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Verdienen Sie unter 22.000 € jährlich, können Sie beim Finanzamt den Status als Kleinunternehmer beantragen und müssen auf Ihren Ausgangsrechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen, können diese im Gegenzug aber auch nicht bei Ihren Geschäftsausgaben vom Finanzamt zurückfordern. Dies gilt allerdings nur, wenn Sie im Januar gründen, ansonsten gibt es eine anteilige Kürzung. Sie sollten sich diesen Schritt also gut überlegen, da bei einer Überschreitung unter Umständen nachträglich umsatzsteuerpflichtige Umsätze vorliegen könnten und Sie die Umsatzsteuer nachzahlen müssen.
Steuernummer vs. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
In beiden Fällen erhalten Sie eine Steuernummer, die auf Ihren Rechnungen angegeben werden muss. Arbeiten Sie mit Kunden im EU-Ausland zusammen, benötigen Sie außerdem eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.).
Sie können entscheiden, welche der beiden Nummern Sie auf Ihre Rechnungen vermerken solange Sie Rechnungen an deutsche Kunden schicken. Eine Rechnung ohne eine der beiden Nummern gilt als unzulässig und wird nicht anerkannt.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hingegen brauchen Sie zwingend, wenn Sie als Freiberufler mit ausländischen Klienten Geschäfte machen. Diese Geschäfte sollten nämlich umsatzsteuerfrei sein und die entsprechende Rechnung für Ihren Kunden im EU-Ausland darf nur dann ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden, wenn darauf die USt-ID vermerkt ist.
Rechnungen schreiben als Freelancer
Nachdem alle vorbereitenden Schritte getan sind, kommen wir endlich zum belohnenden Teil Ihrer Selbstständigkeit: Dem Schreiben der Rechnungen. Hier gibt es ein paar Faktoren zu berücksichtigen, die wir Ihnen im Folgenden erläutern.
Rechnungen müssen rechtskonform sein, damit sie vom Kunden und vom Finanzamt anerkannt werden. Bestimmte Pflichtangaben sind im deutschen Umsatzsteuergesetz genau festgelegt:
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift Ihres Kunden
- Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Datum der Rechnungsausstellung
- Eine Rechnungsnummer, die einmalig und fortlaufend vergeben wird
- Menge und Art der Leistungen bzw. Produkte
- Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung
- Rechnungsbetrag ggf. mit Umsatzsteuer (Nettobetrag, Bruttobetrag, Steuersatz)
Es empfiehlt sich darüber hinaus, das Zahlungsziel zu vermerken und Ihre Bankverbindung anzugeben. Kontaktdaten, wie Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, sind ebenfalls sinnvoll.
Mahnungen als Selbstständiger erstellen
Bezahlt der Kunde einmal nicht, stellt sich die Frage, wann Sie die erste Mahnung an ihn schicken sollten. Um die gute Beziehung zu Ihrem Klienten aufrechtzuerhalten, sollten Sie ihm im ersten Schritt freundlich eine Zahlungserinnerung senden.
Können Sie danach keine eingehende Zahlung vermerken, wird es Zeit, eine erste Mahnung anzufertigen und dem Kunden zukommen zu lassen. Hierbei können Sie sogar eine Mahngebühr verlangen.
Ist die Rechnung nach der ersten Mahnung immer noch nicht beglichen, folgt eine zweite Mahnung ggf. mit Mahngebühr. Sollte es soweit kommen, dass Ihr Kunde trotzdem nicht zahlt, können Sie ein Mahnverfahren beim Amtsgericht beantragen.
Steuererklärung als Freelancer
Die wahrscheinlich unbeliebteste Aufgabe bei allen Selbstständigen: die Steuererklärung. Aber drumherum kommt leider keiner. Sobald Sie Ihr eigenes Business führen, müssen Sie sie jedes Jahr einreichen.
Damit Sie am Ende des Jahres nicht einen Haufen Arbeit haben mit der Steuererklärung und den symbolischen Schuhkarton gefüllt mit Belegen und Quittungen zu Ihrem Steuerberater bringen, sollten Sie alle Dokumente stets gut aufbewahren – am besten elektronisch und sortiert.
Sie können die Arbeit an einen Steuerberater auslagern. In dem Fall sollten Sie sich unbedingt frühzeitig um einen Termin bemühen, da Steuerberater leider ziemlich ausgelastet sind.
Buchhaltung – schnell und einfach online erledigen
Mit Ihrer Buchhaltung verbinden Sie etwas Negatives? Nicht mit freelancercheck und der Kooperation mit debitoor!
Es kann einige Zeit in Anspruch nehmen, bis Sie jemanden mit Kapazitäten finden. Natürlich müssen Sie den Steuerberater für seine Leistungen bezahlen. Sie sollten also pro Jahr mit mehreren hundert Euro rechnen, je nach Aufwand.
Falls Sie sich ohne Hilfe an Ihre Steuererklärung machen möchten, ist der erste Schritt die Registrierung bei ELSTER. Danach müssen Sie die Formulare ausfüllen, was durchaus kompliziert sein kann.
Einnahmeüberschussrechnung
Betreiben Sie einfache Buchführung, können Sie von der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) Gebrauch machen. Bei dieser vereinfachten Methode werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt.
Ein Buchhaltungsprogramm lohnt sich!
Buchhaltung kann also ganz schön stressig werden, muss sie aber nicht. Denn es gibt zahlreiche Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme für Selbstständige, die rechtskonforme Rechnungsvorlagen, Angebotsvorlagen und Muster für Mahnungen anbieten.
Diese können Sie mit diesen Programmen innerhalb weniger Sekunden erstellen und direkt vom Smartphone aus, von unterwegs und jederzeit, an Ihren Kunden schicken. Mit Programmen wie Debitoor können Sie außerdem Ausgaben erfassen und behalten stets den Überblick über Ihre Buchhaltung.
Umsatzsteuervoranmeldungen können direkt aus der App heraus an das Finanzamt übermittelt werden und überdies ist die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater möglich.
