E-Mails schreiben leicht gemacht – so kommunizieren Sie angemessen mit Ihren Kunden
Im Austausch mit Kunden kommunizieren Sie als Freiberufler viel über E-Mails. Gerade für Neueinsteiger ist das eine Herausforderung, da sie oft nicht wissen, wie sie sich per Mail am besten ausdrücken sollen. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen daher zeigen, wie Sie sich in Mails angemessen verhalten und somit die Kundenzufriedenheit stärken.
Im Mailverkehr mit Kunden geht es oft um den möglichst schnellen Austausch von Informationen. Sie sollten also immer so schnell wie möglich auf eingehende Nachrichten antworten. Unabhängig vom Thema und Grund der Mails, ist es in erster Linie zudem wichtig, in allen Mails höflich und professionell zu bleiben. Verfassen Sie Ihre E-Mails so kurz wie möglich und so lang wie nötig. Achten Sie dabei auf eine klare Formulierung und richtige Grammatik und Rechtschreibung. Ironische Sprüche, Dringlichkeitsmarkierungen oder Lesebestätigungen sollten Sie vermeiden.
Seien Sie höflich und professionell
Höflichkeit und Professionalität entscheiden oft über die Sympathie und sind ein Zeichen von Respekt. Sie erreichen das, wenn Sie sich an eine adäquate Anrede und abschließende Grüße halten. In Ihrer Anrede sollten Sie in jedem Fall den Namen Ihres Mailpartners erwähnen. Sowohl in der Anrede als auch in den Grüßen sind klassische Formulierungen gerne gesehen. Sie können beispielsweise mit „Sehr geehrte(r)“ oder „Hallo“ beginnen und Ihre Mail mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“ schließen.
Letztendlich entscheidet Ihre Beziehung zum Kunden und die Art des Unternehmens darüber, für welche Formulierung Sie sich entscheiden. Ihre Grüße am Ende der Mail können Sie auch in Form einer Signatur automatisieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Person für Ihre E-Mail zuständig ist, können Sie in diesem Fall eine allgemeine Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder die vertraulichere Version „Hallo zusammen“ verwenden.
So kurz wie möglich und so lang wie nötig
Die meisten Menschen bekommen täglich mehrere E-Mails. Alle E-Mails durchzulesen, kostet Zeit. Deswegen gilt: Quantität ist nicht gleich Qualität. Mit kurzen E-Mails können Sie manchmal mehr aussagen als mit der langen Variante. Achten Sie also darauf, Ihren Text auf den Punkt zu bringen. Das schaffen Sie, indem Sie nur die notwendigen Informationen mitteilen und diese so genau wie möglich formulieren. Gleichzeitig sollten Sie sich kurzfassen, indem Sie auf Füllwörter verzichten.
Bevor Sie Ihre E-Mail verfassen, sollten Sie hinterfragen, ob Ihre E-Mail wirklich notwendig ist oder ob die Thematik besser direkt persönlich oder am Telefon geklärt werden kann. Einige Themen lassen sich auf diesem Wege deutlich schneller regeln und Sie können dabei die Flut an E-Mails deutlich reduzieren.
Achten Sie auf Grammatik und korrekte Rechtschreibung
Vor dem Absenden Ihrer Mail an den Kunden, sollten Sie sich kurz die Zeit zum Korrektur lesen Ihrer eigenen Nachricht nehmen. Häufig schleichen sich in E-Mails nämlich kleine Flüchtigkeitsfehler ein. Die korrekte Grammatik und Rechtschreibung symbolisieren Wertschätzung und sind deshalb so wichtig. Eine E-Mail mit mehreren Fehlern könnte vom Ansprechpartner als mangelnder Respekt verstanden werden.
Deshalb sollten Sie ironische Sprüche, Dringlichkeitsmarkierungen oder Lesebestätigungen vermeiden
Ironische Sprüche können eine streitprovozierende Wirkung haben, da Sie falsch gedeutet werden können. Darüber hinaus erzeugen Dringlichkeitsmarkierungen und Lesebestätigungen ein Druckgefühl beim Leser. Die Dringlichkeitsmarkierungen können Sie schonmal in sehr dringenden E-Mails, die zum Beispiel mit einer Projektgefährdung zu tun haben, einsetzen. Wenn Sie Ihre Nachrichten aber zu oft als dringend markieren, reagiert der Empfänger genervt und Ihre E-Mails verlieren gleichzeitig an Wichtigkeit.
Die Lesebestätigung wird oft mit einer Art Überwachung assoziiert. Sie hinterlassen beim Kunden einen besseren Eindruck, wenn Sie anstelle von der Lesebestätigung nochmal mit einer Mail beim Kunden nachhaken, sollte keine Antwort erfolgen. Bei E-Mails an den Kunden sollten Sie darüber hinaus Wert auf einen aussagekräftigen Betreff legen, der den Inhalt der Nachricht in wenigen Worten zusammenfasst. Das erleichtert dem Empfänger das Erkennen wichtiger Post und Sie können eine wichtige Nachricht auf nicht aufdringliche Art und Weise als dringend positionieren.
Brauchen Sie Unterstützung?
Ist Ihr Postfach überlastet und Sie können deshalb die genannten Tipps nicht einhalten? Wir unterstützen Sie gerne mit unserer virtuellen Assistenz.
