Das digitale Fahrtenbuch und seine Vorteile
Erfassen Sie Ihre Dienstfahrten noch schriftlich und manuell? Mit dem digitalen Fahrtenbuch können Sie ohne viel Aufwand elektronisch und verlässlich Ihre Fahrten erfassen. Das hilft vor allem im Umgang mit dem Gesetzgeber, wenn es um die Nachverfolgbarkeit geht. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein digitales Fahrtenbuch funktioniert und was die Vor- und Nachteile davon sind.
Warum ein digitales Fahrtenbuch?
Ein digitales Fahrtenbuch erfasst die Dienstfahrten mit einem beruflich und privat genutzten Auto nach gesetzlichen Vorgaben. Selbstständige, Kleinunternehmer und Angestellte, die einen Dienstwagen auch privat nutzen, müssen dafür Steuern zahlen, Arbeitnehmer zudem Sozialversicherungsbeiträge. Jeder, der einen Dienstwagen fährt und diesen auch privat nutzt, unterliegt in Deutschland einer 1%-Pauschale. Monat für Monat muss also 1% des Brutto-Listen-Neupreises des Fahrzeuges als geldwerter Vorteil privat versteuert werden. Für Elektro-Fahrzeuge gilt seit 2019 die 0,5%-Pauschale.
Das digitale Fahrtenbuch wird in der Regel zur Vermeidung der 1%-Pauschale für den Dienstwagen verwendet. Der Preis für ein elektronisches Fahrtenbuch ist unterschiedlich. Am häufigsten werden monatliche oder jährliche Bezahlmodelle genutzt. Die monatlichen Kosten liegen in der Regel zwischen 3 und 17 Euro. Die jährlichen Zahlungen fallen sehr unterschiedlich aus.
Das Fahrtenbuch muss das komplette Steuerjahr geführt werden. Ein Wechsel der Steuermethode ist nur zum 1. Januar eines jeden Jahres oder bei Nutzung eines neuen Dienstwagens möglich. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist eine Alternative zum handschriftlich geführten Fahrtenbuch.
Die Funktionsweise von digitalen Fahrtenbüchern
Elektronische Fahrtenbücher sind im Navigationssystem, in Apps oder aber im On-Board-Diagnosesystem eines Autos eingebaut. Es gibt also Hardware (beispielsweise ein Stecker oder fest eingebaute Box), Software oder Apps auf dem Smartphone sowie eine Kombination aus Hard- und Software.
Im Navigationssystem wird die Strecke in einem Fahrtenbuch protokolliert. Software-Fahrtenbücher funktionieren dementsprechend nur in Kombinationen mit einer App, welche die Fahrten aufzeichnet und an die Software übermittelt. Es gibt auch Kombi-Fahrtenbücher. Hier sind Soft- und Hardware aufeinander abgestimmt. Die Hardware wird im Auto eingebaut oder verständigt sich über das On-Board-Diagnosesystem mit dem Fahrzeug und anschließend können die Daten über eine Software eingesehen werden. Die Funktionsweise ist bei allen Lösungen ähnlich, denn die meisten Tools zeichnen jede Fahrt über einen GPS-Empfänger auf.
Im Anschluss muss der Fahrer die Fahrt in der App oder am Computer als privat oder beruflich klassifizieren und im beruflichen Fall den Anlass eingeben. Es gibt drei Kategorien an Fahrten, die im Fahrtenbuch lückenlos und zeitnah aufgezeichnet werden müssen: berufliche Wege, Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz und Privatfahrten. Sie müssen für jede dienstliche Fahrt das Datum, Abfahrts- und Zielort, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Reisestrecke und den Reisezweck dokumentieren. Zudem sollten Sie auch den besuchten Kunden namentlich nennen. Bei privaten Fahrten und Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz reichen das Datum und die Kilometerangabe aus. Diese Kosten werden mit der Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer verrechnet.
Beachten Sie die gesetzlichen Vorgaben
Beim Einsatz des digitalen Fahrtenbuches ist es wichtig, darauf zu achten, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Nur durch ein vom Finanzamt anerkanntes elektronisches Fahrtenbuch und die richtige Verwendung können Sie Steuervorteile bekommen. Damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es den Vorgaben der GoBD entsprechen. Die GoBD definiert die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und stellt damit sicher, dass die Daten korrekt und unveränderbar archiviert werden.
In der Regel darf das Fahrtenbuchdokument im Nachhinein nicht geändert werden. Sollte eine Änderungen aber zwingend notwendig sein, dann muss diese nachvollziehbar und Manipulationen an den Aufzeichnungen ausgeschlossen sein. Das Finanzamt gleicht die Einträge mit Tankbelegen, Parkquittungen und anderen Belegen aus der Buchhaltung ab. Fällt zum Beispiel auf, dass die Kilometerstände abweichen, sind dies Anzeichen für ein manipuliertes Fahrtenbuch. Auch Umwege wecken Misstrauen. Umwege, die aufgrund einer Baustelle oder eines Staus gefahren werden, müssen im Fahrtenbuch klar erkennbar sein.
Excel-Tabellen als XLS- bzw. XLSX-Datei lehnt das Finanzamt ab und bevorzugt ein Dokument im CSV- oder PDF-Format. Sie sollten Ihre elektronischen Daten 10 Jahre lang archivieren. Das Finanzamt darf Ihr elektronisches Fahrtenbuch nämlich genau so lange für Prüfungszwecke anfordern.
Reisemanagement
Mit welchem Verkehrsmittel Sie zu Ihren Kunden fahren, hängt ganz von Ihrer verfügbaren Zeit, der Erreichbarkeit und dem Budget ab. Nicht nur bei der Buchung der Hin- und Rückreisen sind verschiedene Faktoren zu beachten. Wir unterstützen Sie bei der gesamten Organisation Ihrer Geschäftsreisen.
Vor- und Nachteile von digitalen Fahrtenbüchern
Das digitale Fahrtenbuch bringt viele Vorteile im Vergleich zum manuellen Fahrtenbuch mit. Das sind folgende:
- Steuerersparnis, sofern der Bruttolistenneupreis des Autos hoch ist, das Auto alt oder gebraucht gekauft wurde, die laufenden absetzbaren Kosten niedrig sind und das Auto überwiegend gewerblich genutzt wird
- Unkomplizierte Handhabung und Erleichterung des Arbeitsaufwands
- Zeitersparnis durch automatische Aufzeichnung und Erkennung von Standorten und Routen durch eine App
- Zuverlässige Dokumentation
- Erstellung manipulationssicherer Fahrtenbuch-Dokumente für das Finanzamt
- Export als pdf. für die steuerlichen Unterlagen
Dort wo es Vorteile gibt, stecken allerdings immer auch Nachteile. Nachteile von digitalen Fahrtenbüchern können sein:
- Aufwendige Implementierung
- Hohe Anschaffungskosten
- Nicht alle digitalen Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt
Anerkannte digitale Fahrtenbücher
Machen Sie sich in jedem Fall vor der Anschaffung schlau, welche digitalen Fahrtenbücher zulässig sind. TravelControl, Vimcar und die Kfz-Fahrtenbuch-App werden bspw. vom Finanzamt anerkannt.
TravelControl funktioniert mit einer Hardware. Die Hardware wird im Auto eingebaut und kommuniziert mit einer GPS-Antenne. Über eine Chipkarte werden die Fahrdaten gespeichert, welche der Fahrer sich am Desktop anzeigen lassen kann. Steuerliche Änderungen passt die Software jederzeit an.
Vimcar ist ein Softwareanbieter. Fahrten werden hier aufgrund eines montierten Steckers im Fußraum ohne GPS erfasst. Der Stecker liest den Kilometerstand aus und überträgt die Fahrdaten in die Software. Über eine App oder am Desktop kann der Anlass der Fahrt dann eingetragen werden.
Die Kfz-Fahrtenbuch-App ist für Android und Apple geeignet. Sie funktioniert über ein automatisches Routing per GPS. Die Daten werden über einen Cloud Anbieter synchronisiert. Die App bringt zudem praktische Features mit sich, wie zum Beispiel eine Fahrtvorlage und Erinnerung bei fehlenden Einträgen.
Noch Fragen?
Haben Sie Fragen zum digitalen Fahrtenbuch oder brauchen Sie Unterstützung bei der Suche nach dem richtigen für Sie? Melden Sie sich gerne bei uns!
