7 Tipps, wie ein sorgenfreier Urlaub als Freiberufler gelingt
Aktuell endet die übliche Sommerurlaubszeit und doch habe ich in den letzten Tagen und Wochen viele Gespräche mit Freiberuflern geführt, die auch unabhängig von der aktuellen Corona-Zeit keinen Gedanken an Urlaub verschwendet haben. Oft ist der ausbleibende Urlaub mit folgendem Glaubenssatz verbunden: „Ich kann keinen Urlaub machen, meine Kunden brauchen mich“. Zunächst mag dies sehr ehrenhaft klingen und Ihre Kunden kurzfristig zufriedenstellen.
Doch auf langfristige Sicht benötigt jeder Erholung, auch wenn der Job noch so viel Spaß macht. Spätestens wenn Ihre Konzentration nachlässt, Ihr Körper Ihnen auf unterschiedliche Weise signalisiert, dass er Ruhe benötigt oder im Extremfall sogar irgendwann ein Burnout die Folge ist, wird klar, dass wir keine Maschinen sind und pausenlos Höchstleistungen erbringen können. Deshalb möchte ich Ihnen hier einige Tipps an die Hand geben, wie Sie auch als Freiberufler mit gutem Gewissen Urlaub machen können.
1. Urlaub in Ihre Finanzplanung mit aufnehmen
Freiberufler müssen anders als Festangestellte viele Kosten komplett selbstständig tragen, wie beispielsweise die Altersvorsorge oder Krankenversicherungen, da kein Arbeitgeber existiert, der hier mit unterstützt. Zusätzlich fällt natürlich das 13. oder 14. Monatsgehalt weg, das Arbeitnehmer oft von ihrem Arbeitgeber als sogenanntes Urlaubsgeld erhalten und direkt dafür investieren können.
Aus diesem Grund ist mein erster Tipp an Sie, arbeitsfreie Zeiten wie Urlaub aber auch Krankheit in die Kalkulation Ihres Honorars mit aufzunehmen. So können Sie beispielsweise ca. 8 Wochen pro Jahr für Feiertage, Urlaub, Krankheit, Weiterbildung oder Notfälle mit einrechnen und dementsprechend Ihren Stundensatz gestalten. Wenn Sie sich dann monatlich den Betrag, den Sie genau für diese Fälle auf Ihren Stundensatz aufgerechnet haben, zur Seite legen, haben Sie immer einen ausreichend hohen Betrag zur Verfügung, den Sie unter anderem in einen erholsamen Urlaub investieren können und sollten.
2. Urlaubszeit einplanen
Viele Festangestellte werden von Ihren Vorgesetzten dazu aufgerufen, Ihren Urlaub bereits zum Jahresbeginn möglichst für das komplette Jahr zu planen und fest einzureichen. Dies ermöglicht dem Vorgesetzten, eine bessere Planung der Man-Power seines Teams über das gesamte Jahr hinweg zu gewährleisten. Da Sie als Freiberufler Ihr eigener Chef sind, ist es natürlich von Vorteil, hier von niemand anderem abhängig zu sein und alles Berufliche wie auch Private dementsprechend selbst planen zu können. Doch genau hier steckt auch eine große Gefahr: Der private Teil, vor allem was Erholungsphasen und Urlaub betrifft, geht in genau dieser Planung oftmals unter.
Damit Sie nicht Mitte des Jahres völlig ausgelaugt feststellen, dass Sie noch keinen freien Tag in diesem Jahr hatten und auch die nächsten Projekte schon im Kalender stehen, können Sie sich an dem Vorgehen in einer Festanstellung orientieren. Planen Sie Ihre Urlaubszeit schon zum Jahresbeginn fest ein!
Ist es Ihnen dabei wichtig, während Projekt-Hochphasen anwesend zu sein, halten Sie sich möglichst daran, wann auch Ihre Kunden meist aufgrund von Urlaubszeit weniger zu tun haben. Oft betrifft das die typische Sommerurlaubszeit, Weihnachten sowie den Jahreswechsel. Dies sollte jedoch nicht pauschalisiert werden. Je nach Branche und Tätigkeit können auch diese Zeiträume Hochphasen sein. Hierbei können Sie wunderbar von Ihren Erfahrungen profitieren oder sich mit freiberuflichen Kollegen aus derselben Branche mit ähnlichen Kunden austauschen, wann die entsprechenden besten Zeitpunkte für Urlaub sind.
Mit dem festen Einplanen des Urlaubes ist es natürlich nicht getan. Mindestens genauso wichtig ist es, sich dann daran zu halten. Behalten Sie Ihre Blocker für Privates und Urlaub deshalb immer im Auge, vor allem auch, wenn Sie sich gerade um die Akquise neuer Projekte kümmern!
3. Transparenz und Managing Expectations
Im Rahmen Ihres beruflichen Alltags werden Sie wissen, dass Transparenz und Erwartungen zwei Aspekte sind, die für eine gute (Arbeits-)Beziehung unabdingbar sind. Möchten Sie die Erwartungshaltung Ihrer Kunden bezüglich Ihrer Verfügbarkeiten managen und zeitgleich eine positive Transparenz nach außen strahlen, so sollte auch Ihre Urlaubsplanung dabei inbegriffen sein. Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie dies umsetzen können:
- Information auf Ihrer Webseite: Hier können Sie offen nach außen kommunizieren, wann Sie nicht verfügbar sind.
- E-Mail-Signatur: Vermutlich stehen Sie mit jedem, der für Ihre berufliche Planung relevant ist, auch in E-Mail-Kontakt. Deshalb ist die Information Ihrer Verfügbarkeiten bzw. Abwesenheit in der Signatur Ihrer E-Mail ein wunderbares Mittel, um transparent damit umzugehen und die Planung für Ihr Gegenüber zu erleichtern.
- Social Media: Auch Facebook, LinkedIn, Xing oder ähnliche Plattformen sind gute Orte, um offen mit Ihrer Planung umzugehen.
Das Schöne an diesen Mitteln: Sie schaffen nicht nur eine tolle Transparenz Ihren Kunden gegenüber und schüren von Anfang an keine falsche Erwartungshaltung bezüglich Ihrer Verfügbarkeiten. Zudem führt das offene Verkünden Ihrer geplanten Urlaubszeiten auch zu einer gewissen Verbindlichkeit Ihnen selbst gegenüber. Diese Slots sind für Ihre Erholung reserviert!
4. Kein Aber!
Wer kennt es nicht: Der Kunde/Chef/Kollege hat einen Notfall und benötigt unbedingt Ihre Hilfe? Diese Situation hat wohl jeder schon einmal erlebt, ob freiberuflich tätig oder festangestellt. Grundsätzlich ist gegen Hilfsbereitschaft natürlich nichts einzuwenden (im Gegenteil), allerdings sollte das nicht überhandnehmen und Sie nicht in die Bredouille bringen. Gerade wenn es sich zum Beispiel um einen Zeitpunkt handelt, an dem eigentlich Sie laut Plan an erster Stelle stehen und Ihre Familie sich bereits auf den geplanten Familienurlaub freut.
An diesem Punkt sehen wir, wie wichtig eine vorzeitige Planung sowie Transparenz gegenüber Ihren Kunden oder Geschäftspartnern ist.
So oder so, akzeptieren Sie kein Wenn und Aber und sagen Sie Nein. Sie werden sehen, Ihre Kunden werden Sie noch mehr dafür respektieren, wenn Sie zu Ihrem sich selbst gegebenen Wort stehen, statt sofort alles über den Haufen zu werfen. Außerdem möchte ich Ihnen noch folgende Frage mitgeben: Möchten Sie sich lieber an die wunderbaren Stunden mit Ihren Liebsten am Strand erinnern oder an das Feuerwehr-Projekt, für das Sie Ihren Urlaub abgesagt haben?
5. Liefern Sie Ersatz
Fällt es Ihnen dennoch schwer, für eine Erholung Ihren Kunden „alleine“ zu lassen? Dann gibt es natürlich noch eine naheliegende Lösung: Sorgen Sie für Ersatz. Haben Sie beispielsweise einen Kollegen, der aktuell auf Projektsuche ist und Sie für die Zeit Ihres Urlaubs vertreten kann?
Damit helfen Sie nicht nur Ihrem Kunden während Ihrer Abwesenheit, sondern schafft zudem eine tolle Partnerschaft mit Ihrem Kollegen. Hier können Sie im Detail auch noch klären, ob er Ihnen eine Provision für die Vermittlung überlässt. Und sollte er das nächste Mal ausgelastet sein oder eine Vertretung suchen, wird er mit Sicherheit an Sie denken. Wer weiß, ob Sie dann auch gerade auf Projektsuche sind.
6. Die wichtigen Puffertage vor und nach Ihrem Urlaub
Steht nun endlich Ihr lang geplanter Urlaub an, möchten Sie Ihren Stress mit Sicherheit nicht mitnehmen. Haben Sie eine Reise vor sich, möchte ich Ihnen raten, sich bereits 2 bis 3 Tage vorher von Ihren Kunden und Ihrer Arbeit zu verabschieden. Zum einen gibt es natürlich vor so einer Reise noch einiges, was erledigt werden muss. Zum anderen gelingt es nur sehr wenigen Menschen, von jetzt auf gleich abzuschalten. Nehmen Sie sich deshalb die Zeit, um gedanklich von Ihrer Arbeit loszukommen, damit Sie im Anschluss auch wirklich entspannen können.
Da auch der schönste Urlaub irgendwann ein Ende hat, möchte ich Ihnen auch für den Arbeitseinstieg danach einen Tipp mitgeben. Starten Sie nicht direkt mit dem nächsten Kundentermin, sondern planen Sie sich den ersten Arbeitstag so ein, dass Sie diesen zum Ankommen nutzen können. Mit anderen Worten, einen Tag, an dem Sie Mails checken sowie Nachrichten beantworten können. Die nächsten Tage nutzen Sie dann für organisatorische Aufgaben. Auf diese Weise finden Sie langsam und organisiert in den beruflichen Alltag zurück.
7. Nutzen Sie Ihren Urlaub!
Zuletzt soll es nochmal um den Urlaub selbst gehen. Denken Sie an die Menschen in Ihrem Umfeld: Wie viele von ihnen nehmen ihr Geschäftshandy oder sogar den Laptop mit in den Urlaub? Ich selbst kenne einige. Um Ihren Urlaub eben dafür zu nutzen, wozu er da ist – zur Erholung – möchte ich Ihnen einen letzten Rat geben: Schalten Sie ab, und zwar wortwörtlich. Schalten Sie Ihren Laptop sowie Ihr Geschäftshandy am Ende Ihres letzten Arbeitstages aus und lassen Sie alles, was mit Ihrer Arbeit zu tun hat Zuhause. Glauben Sie mir, Ihr Laptop möchte im Büro bleiben.
Haben Sie die Tipps dieses Beitrags beherzigt, so gibt es auch keinen Grund ein schlechtes Gewissen zu haben, wenn Sie Ihre E-Mails und eingehende Anrufe nicht beantworten. Denn Ihre Kunden wissen Bescheid, der Antwortassistent Ihres E-Mail-Programms beantwortet Anfragen automatisch, Ihr Anrufbeantworter läuft und wenn möglich, haben Sie im besten Fall sogar für eine Vertretung gesorgt. Es ist völlig ausreichend, wenn Sie nach Ihrem Urlaub wieder für deren Belange erreichbar sind.
Haben Sie Ihren Kopf wirklich frei gemacht, um abzuschalten, dann ist es durchaus möglich, dass Sie in dieser Zeit die kreativsten Ideen entwickeln. Auch für diese Geistesblitze benötigen Sie weder Ihr Handy noch Ihren Laptop. Ein Stift und ein kleines Notizbuch tun es ebenfalls.
Fazit
Haben Sie als Freiberufler bisher nach der Devise „Urlaub geht nicht“ gelebt, dann konnte ich Ihnen mit diesem Beitrag vielleicht aufzeigen, wie es doch möglich ist – und zwar ohne schlechtes Gewissen. Nun möchte ich nur noch eines sagen: Genießen Sie Ihren nächsten Urlaub und erholen Sie sich!
