20. August 2020

3 Projektmanagement-Tools, die Sie als Selbstständiger kennen müssen

projektmanagement-tools für selbstständige

Sie kennen es sicherlich auch: Sie sind bei einem oder mehreren Kunden tätig und bei dem Einen stehen mehrere Projekte an, bei dem Anderen folgen etliche To-dos und ein Termin nach dem anderen. In solchen Situationen verlieren Sie schnell der Überblick. Mit einer richtigen Struktur arbeiten Sie effektiver, zeitsparender und führen Ihre Projekte erfolgreich zum Abschluss. Ich möchte Ihnen daher in diesem Beitrag drei Projektmanagement-Tools für Selbstständige vorstellen, die Ihnen dabei helfen, eine Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bekommen.

Asana: Ihr digitales Kanban-Board

Asana ist das bekannteste der drei Projektmanagement-Tools. Die kostenlose Version beinhaltet ein digitales Kanban-Board, Aufgabenlisten mit Deadlines, einen Kalender und eine Dateiablage. Sie können hier sogar mit bis zu 15 Personen kommunizieren. Die Kommentier- und Diskussionsfunktionen ermöglichen einen regen Austausch und erleichtern die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

In der kostenpflichtigen Premium-Variante lassen sich Projekte zusätzlich in Timelines verfolgen und mit Meilensteinen versehen. Diese liegt monatlich bei 9,25 €. Sie können das Tool sowohl auf dem Handy als auch auf dem Rechner im vollen Umfang nutzen. Besonders praktisch sind die zahlreichen Projektvorlagen, über die Ihnen bereits eine große Auswahl verschiedener vordefinierter Boards bereitsteht. Die Projektstruktur ist so aufgebaut, dass Sie sich beliebig oft kopieren lässt. Haben Sie ein Projekt also einmal erstellt, können Sie es danach wiederverwenden.

Über die Dateiauswahl können Sie Dateien direkt aus Dropbox, Google Drive und Boy an Ihre Aufgaben anhängen. Sie können das Tool mit Asana für Gmail und Asana für Outlook auch direkt in Ihrem Posteingang verwenden und E-Mails in ausführbare Aufgaben umwandeln, welche Sie anschließend in Asana bearbeiten und nachverfolgen können.

Trello: Optimieren Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Team

Auch Trello erlaubt Zusammenarbeiten in kleinen Teams. Das Tool lässt sich ebenso wie Asana auch auf dem Desktop, im Browser oder als App nutzen und synchronisiert sich regelmäßig. Trello wird momentan von mehr als 25 Millionen Nutzerinnen und Nutzern verwendet. Das Tool hat eine minimalistische Statusoberfläche und bietet zudem eine Automatisierung für Routineaufgaben oder Datenvergleiche mit anderen Tools an.

Die Methode arbeitet ebenfalls nach dem Kanban-Prinzip mit Karten, auf denen die wichtigsten Informationen vermerkt sind und die im großen Ganzen einen Workflow darstellen. Es besteht aus drei Hauptbestandteilen: Boards, Listen und Karten. Ein Board besteht dabei aus beliebig vielen Listen, die wiederum mit Karten gefüllt sind. Ein klassisches Board besteht aus den drei Listen „To-dos“, „in Durchführung“ und „abgeschlossen“. Zu den Karten können Sie Kommentare, Dateianhänge, Checklisten sowie ein Fälligkeitsdatum hinzufügen.

Die Nutzung von Trello ist mit einer unbegrenzten Anzahl an Boards und Nutzenden kostenlos. Wenn Sie eine größere Auswahl an Hintergründen und Stickern wünschen und Dateien größer als 250 MB hochladen möchten, dann können Sie optional Trello Gold für 40 € im Jahr kaufen.

ToDoist: So ordnen Sie Ihre Termine und Fristen

Ein weiteres beliebtes, kostenloses Tool ist ToDoist. Das Tool besitzt eine eigene Kalender-Funktion, in der Sie alle bevorstehenden Ereignisse überblicken können. Einträge lassen sich zudem priorisieren und mit Fälligkeitsterminen versehen, wodurch die wichtigsten anstehenden Erinnerungen immer ganz oben angezeigt werden. Falls Sie eine bestimmte Aufgabe nicht rechtzeitig schaffen, können Sie diese mit einem Klick auf den nächsten Tag, die nächste Woche oder auf einen komplett anderen Termin verschieben. Außerdem können Sie Regeltermine einstellen, Ihre Fortschritte mit individuellen Produktivitätstrends verfolgen und Tools wie Gmail, Google Kalender, Slack und Alexa integrieren.

Für 3€ pro Monat erhalten Sie weitere Features wie Kommentare, Dateianhänge, Etiketten und Filter. ToDoist kann auf jedem beliebigen Gerät und offline genutzt werden.

3 Projektmanagement-Tools, die Sie als Selbstständiger kennen müssen

Reicht die kostenlose Version?

Für Sie als Selbstständige reicht die kostenlose Version aller drei Tools wahrscheinlich aus. Investieren Sie also nicht schon Geld in die Premium-Versionen, ohne diese auch zu benötigen. Alle drei Tools unterstützen Sie auch in der normalen Version schon dabei, eine Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bekommen.

Ich hoffe, dass ich Ihnen einen guten Überblick über die drei möglichen Projektmanagement-Tools geben konnte. Wenn Sie noch weitere Fragen haben, wie Sie ihr Projektmanagement optimieren können, schreiben Sie mir gerne!