Investitionen, die sich lohnen – Effektives Zeitmanagement in der Corona-Krise
Mit der Corona-Krise nimmt auch die Beschäftigung im Homeoffice zu. Jeden Tag gibt es neue Herausforderungen: Sei es die Trennung zwischen Privatem und Geschäftlichem, das Gewöhnen an den neuen Arbeitsplatz oder die effektive Nutzung frei gewordener Kapazitäten aufgrund von Auftragsflauten.
Dazu stellt sich die Frage: Wie können Sie sich verhalten, um nicht im Chaos des Homeoffice unterzugehen? Und welche Möglichkeiten haben Sie, um die freien Kapazitäten effektiv für sich zu nutzen? In diesem Beitrag zeige ich Ihnen Methoden, mit denen Sie ein effektives Zeitmanagement betreiben und die mögliche Auftragsflaute nutzen können.
Die aktuelle Lage realistisch einschätzen
Der erste Schritt zu einem effektiven Zeitmanagement sollte eine realistische Einschätzung über Ihre aktuelle Lage sein. Reflektieren Sie am besten folgende Fragen:
- Welche Projekte laufen gerade?
- Bei welchen Projekten könnte es in Zukunft zu Schwierigkeiten oder Abbrüchen aufgrund von Corona kommen?
- Kann in diesen Fällen Remote-Arbeit eingerichtet werden?
- Können bedrohte Projekte nach hinten verschoben werden?
- (Notfalls: Kann ich Alternativen zu meiner Dienstleistung anbieten?)
Sobald Sie diese Fragen beantworten konnten, können Sie Ihr weiteres Vorgehen planen.
Mit den richtigen Methoden zum Zeitmanager
Ein effektives Zeitmanagement ist entscheidend, damit Sie Ihr Potenzial ausschöpfen. Es gibt zahlreiche Zeitmanagementwerkzeuge und -methoden. Doch welche sind für Sie am besten geeignet?
Die richtige Methode zu finden, gelingt nur durch ständiges Probieren und Kombinieren. Folgende Zeitmanagement-Tools können Ihnen dabei helfen, effizienter zu arbeiten und in weniger Zeit mehr zu erledigen:
Die 1-3-5 Methode
Die 1-3-5 Methode ist besonders geeignet, wenn Sie Ihre Aufgaben strukturiert abarbeiten wollen. Bei dieser Methode bewältigen Sie eine große Aufgabe, drei mittelgroße Aufgaben und fünf kleine Aufgaben pro Tag. Schreiben Sie sich jeden Abend für den nächsten Tag folgendes Vorgehen auf:
- Eine große Aufgabe aufschreiben
- Hinzufügen von drei mittelgroßen Aufgaben
- Fünf kleine Aufgaben hinzufügen. (Wenn Sie einen unregelmäßigen Tag haben – z.B. auf Reisen – können Sie auf zwei mittlere und drei kleine Aufgaben reduzieren).
Eisenhower Methode
Die Eisenhower Methode, auch Dringlichkeitsmethode genannt, hilft Ihnen, Aufgaben nach Dringlichkeit zu priorisieren und weniger dringende Aufgaben zu delegieren. Hier organisieren Sie Ihre Aufgaben in vier Quadranten:
- Quadrant: Do First. Das sind Aufgaben, die Sie sofort in Angriff nehmen sollten.
- Quadrant: Zeitplan. Dies sind Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber für einen späteren Zeitpunkt eingeplant werden können. Diese sollten Ihrem Kalender hinzugefügt werden.
- Quadrant: Delegieren. Diese Aufgaben sind zwar wichtig, können aber von jemand anderem bearbeitet werden.
- Quadrant: Don’t do. Es handelt sich um unwichtige und nicht dringende Aufgaben, die keine Aufmerksamkeit erfordern.
Ivy-Lee Methode
Die Ivy-Lee Methode ist ebenfalls gut geeignet, wenn Sie eine Priorisierung Ihrer Aufgaben vornehmen wollen. Notieren Sie sich am Ende des Tages Ihre 6 wichtigsten To-dos für den nächsten Tag. Priorisieren Sie diese Punkte dann im Bezug auf ihre Wichtigkeit. Beginnen Sie am darauffolgenden Tag mit dem ersten Punkt auf der Liste und arbeiten Sie die folgenden Punkte der Reihe nach ab.
Setzen Sie sich Ihre unerledigten Aufgaben auf die Liste für den nächsten Tag und wiederholen Sie dieses Vorgehen bis zum Ende der Woche. Setzen Sie sich als Ziel, alle Aufgaben bis zum Ende Ihrer Woche abgearbeitet zu haben. Wenn Sie zur Prokrastination neigen, kann diese Methode ein Ansporn sein, Ihre Aufgaben mit einer Deadline zu versehen und sie rechtzeitig zu erledigen.
Kanban-Technik
Wenn Sie ein Mensch sind, der lieber mit visuellen Darstellungen arbeitet, wird Ihnen die Kanban-Technik gefallen. Dieses japanische System ermöglicht Ihnen, den Arbeitsaufwand zu visualisieren. So können Sie die wichtigsten Aufgaben anhand eines Musters darstellen. Sie ist auch gut geeignet, wenn Sie zu Multitasking neigen und sämtliche Aufgaben gleichzeitig erledigen wollen.
Legen Sie eine Kanban-Tafel auf einem Blatt an, indem Sie 3 vertikale Spalten bilden mit den Begriffen: Aufgabe, Bearbeitung und erledigt. Schreiben Sie dann Ihre Aufgaben auf kleine Zettel (z.B. Post-it-Karten) und pinnen Sie diese in das dazugehörige Feld auf das Blatt. So können Sie gewährleisten, dass sie nur den Aufgaben Fokus schenken, welche in das jeweilige Feld passen. Testen Sie sich langsam heran und variieren Sie wenn nötig die Abläufe oder bilden Sie Kombinationen aus den vorgestellten Methoden. Denn wie Sie ja bekanntlich wissen: Übung macht den Meister.
Frei geworden Zeit proaktiv nutzen
Aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie müssen viele Projekte abgesagt werden. Doch wie gehe ich mit dieser Situation um? Und wie gestalte ich meine Zeit am sinnvollsten, wenn geplante Projekte ins Wasser fallen? Wandeln Sie die Auftragsflaute in einen Mehrwert für Sich um. Nutzen Sie die freigewordene Zeit, um sich proaktiv fort- oder weiterzubilden. Die folgenden Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten können Ihnen helfen, mit neuer Energie durchzustarten:
Online-Seminare
Vielleicht haben Sie während Telefonaten, Videokonferenzen oder des Verfassens von E-Mails gemerkt, dass Sie manchmal gerne wortgewandtere Antworten finden würden.
Jetzt ist Ihre Chance, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, indem Sie beispielsweise an Seminaren oder Schulungen teilnehmen. Die dazugewonnen Soft Skills können Sie dann in Zukunft nutzen und sich positiv darstellen.
Kreativität fördern
Nutzen Sie die Zeit in Quarantäne, um Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen. Versuchen Sie doch mal eine Stunde für Brainstorming einzurichten. So können Sie neue Ideen für Ihr Business generieren, bereits bestehende Prozesse ausbauen und neue Energie tanken. Die kreative Phase kann dann genutzt werden, um beispielsweise Ihre Kundenakquise auszubauen.
Überlegen Sie sich neue Konzepte und führen Sie z.B. Zielgruppenanalysen durch, um in Zukunft mit neuen Erkenntnissen und Ideen in Ihr Business zu starten. Oder nutzen Sie Ihre freigewordene Zeit einfach, um Mal auszumisten und Ordnung zu schaffen. Das fördert einen Neustart sowie Kreativität, welche in Zeiten von Isolation und Umstellung gebraucht wird.
Networking
Tauschen Sie sich aktiv mit Kollegen oder Gleichgesinnten aus. Dies hilft nicht nur, das Networking zu fördern und sich für die Zukunft bekannter zu machen, sondern vor allem auch gegen Isolation und Einsamkeit.Weitere spannende Artikel zum Thema Corona finden Sie hier: finanzielle Absicherung für Selbstständige in der Krise, Remote arbeiten und erfolgreiche Kundenakquise in der Krise.
2 Kommentare zu "Investitionen, die sich lohnen – Effektives Zeitmanagement in der Corona-Krise"
Inwiefern unterscheidet sich die Kanban-Technik von der Scrum-Methode?
Der größte Unterschied liegt bei diesen beiden Methoden in der Anwendbarkeit. Während Scrum primär für kreative Projekte eingesetzt werden kann und auch für die Arbeit im Team konzipiert wurde, ist Kanban durchaus auch für Einzelpersonen und Routinearbeiten geeignet.
Ab einer gewissen Komplexität des Projektes wird die Scrum-Methode empfohlen, da es mit Kanban schnell unübersichtlich werden kann.
Ich hoffe ich konnte Ihnen hiermit weiterhelfen.
Viele Grüße
Susanna Fischer